Una de las consultas recurrentes en forma anual está referida al tiempo que se deben conservar los archivos de documentación contable, laboral y libros para estar de acuerdo a derecho según lo requiere nuestra legislación.
Los plazos por tipo de Documentación lo resumimos a continuación:
1 – Documentacion contable, incluye los estados contables
Según el Artículo 328 del Códigos Civil y Comercial (CCyC) el plazo general de 10 años es para:
- a) Los libros contables, contándose desde el ultimo asiento b) Los demás registros, desde la fecha de la última anotación c) Los instrumentos respaldatorios desde la fecha de emisión.
Entendemos por instrumentos a las facturas, remitos, notas de crédito/debito, despachos aduaneros, recibos de cobros / pagos y todo otro documento que origine una registración contable.
En caso de personas físicas, el fallecimiento del causante obliga a los herederos a conservar los libros y exhibirlos en su caso.
2 – Plazos fiscales
El artículo 56 de la Ley 11.683 establece en forma general para los responsables inscriptos como periodo de prescripción de 5 años, luego del cual la autoridad fiscal no podría exigir y determinar pago de impuestos. Este plazo es sin tener en cuenta si corresponde aplicar un periodo de suspensión o la figura de interrupción.
No obstante, la documentacion deber ser igualmente mantenida por lo dispuesto en el Articulo 328 del CCyC, dado que si bien el Fisco no puede determinar impuestos si podría requerirla por motivos de control inclusive de otros contribuyentes.
También podría requerirla en el caso de contratos o compras que tengan efecto posterior a los 5 años de la prescripción impositiva o 10 años por norma del CCyC, como por ejemplo contratos de los cuales deriven cálculo de intereses o compras de bienes de uso sobre los que se calculen amortizaciones.
Por otra parte el Decreto 1397/79 en su artículo 48 dispone que los contribuyentes deban conservar los comprobantes y documentos que acrediten las operaciones vinculadas a la materia imponible, por un término de 5 años posteriores a la prescripción. Por la forma como se computa el periodo de prescripción (sin considerar interrupciones o suspensiones) dicho plazo de conservación podría ser de casi 12 años en total.
3 – Documentación Laboral
Según el artículo 143 y 256 de la Ley de Contrato de Trabajo (LCT), el empleador deberá conservar los recibos y otras constancias de pago durante el plazo de la prescripción, el cual se cumple a los 2 años de las acciones relativas a créditos provenientes de las relaciones individuales de trabajo. Estas normas son de orden público y no pueden ser modificadas por convenciones individuales o colectivas.
No obstante, debido que al artículo 16 de la Ley 14.236 dispone que las acciones por cobro de contribuciones, aportes, multas y demás obligaciones emergentes de las leyes de previsión social prescriben a los 10 años, y que idéntico periodo establece el artículo 24 de la Ley 23.660
relacionada a Obras Sociales, es que sugerimos que la documentación laboral sea conservada por un periodo de 10 años
En lo que respecta al libro de sueldos y jornales establecido por el artículo 52 de la LCT, el mismo debe conservarse mientras dure la vida de la sociedad.
Quedamos a disposición para toda aclaración o ampliación de la información aquí brindada.
SBS Auditores
Hola ! Cuantos años se debe guardar la documentación de gastos de los partidos politicos
Excelente y clara informacion.gracias.